Ar tai yra originali programa, ar kažkurios kitos programos variantas?
Taip, tai visiškai nepriklausomai sukurta, nuo nulio sukurta programa. Nebuvo nei vienos tinkamos programos, kurią galėtume pasiūlyti savo klientams, todėl ir ėmėmės projektuoti, o paskui programuoti nuosavą procesų valdymo programą. Programavimas truko gana ilgai, pirma bandomoji sistema ėmė veikti 2020 metų gegužės mėnesį, o nuo to laiko sistema yra tobulinama.
Koks svarbiausias Pradesk privalumas, lyginant su XYZ programa?
Programos būna įvairios, tačiau tipišku atveju svarbiausias Pradesk privalumas – tai, kad jis yra nepaprastai lengvas ir patogus naudoti. Lyginant su praktiškai bet kuo, ką jūs galit sugalvoti – Pradesk greičiausiai bus tiesiog kardinaliai patogesnis ir lengvesnis. Kitomis savo savybėmis Pradesk atitinka daugumą kitų – palaiko įvairius užduočių atvaizdavimo būdus (lentelės, kortelės, kanban, kalendorius, laiko juosta), turi projektų valdymo priemones ir kt.. Vienas iš didžiausių privalumų – itin įvairiapusiai užduočių stebėjimo pjūviai – galima matyti ir užduotis pagal žmogų, ir pagal įmonę, ir pagal grupę, ir kt..
Darbams valdyti naudojame pokalbių sistemą ZYX, kuo Pradesk geriau?
Pokalbių sistemos, kad ir kokios geros, neturi jokios duomenų struktūros ir priskyrimų bei statusų valdymo, todėl darbų valdymas jose tik tiek geras, kiek geresnis už nevaldymą. Kitą vertus, pokalbių sistemos leidžia labai patogiai ir smagiai susirašinėti, taip pasikeičiant svarbia informacija. To neturi dauguma užduočių valdymo sistemų. Pradesk turi ir tą, ir kitą savybę – čia yra struktūruotos užduotys, tačiau kiekvienoje tokioje užduotyje yra ir atskiras, tai užduočiai skirtas mažas pokalbių kambarėlis, kur lengva rasti viską, niekur nesusipainiojant. Visi patogumai viename.
Pradesk atrodo labai brangi, mes matėme įrankių už 3 dolerius mėnesiui, kodėl jūs tokie brangūs?
Yra ir dar pigesnių įrankių, netgi nemokamų, bet ar jums jų reikia? Geros sistemos, kurios užtikrina pilnavertį darbų valdymą, kainuoja daug, ir dažniausiai ta kaina būna daug kartų didesnė, nei Pradesk. Lietuvoje palyginamoji reklama yra ribojama, todėl negalim vardinti palyginimų, tačiau dauguma populiarių programų kainuoja brangiau, nors dažniausiai suteikia keleriopai mažesnius patogumus ir ribotas galimybes. Kai kurios iš tų programų kainuoja apie 10-20 kartų daugiau, nors atsilieka savo patogumais ar riboja procesų apibrėžimo galimybes. Pradesk nėra brangi programa, ji yra galinga programa.
Dokumentų valdymo sistemoje, kurią naudojame, užduoties krovimasis trunka apie 7-12 sekundžių. Kiek trunka Pradesk?
Tipišku atveju Pradesk užduotis užsikrauna vizualiai mirkteldama, t.y., grubiai maždaug per 0,2 sekundės. Nuo pat pradžių sau nustatėm tinkamo sistemos veikimo kriterijų – sistema turi veikti taip greitai, kad naudotojui niekada nereiktų laukti nei kiek. Tais atvejais, kai vyksta lėtesnis krovimasis, tai paprastai reiškia, kad yra koks nors ryšio sutrikimas, t.y., naudotojo kompiuteryje prastai veikia internetas.
Ar galiu Pradesk programą naudoti vietoje CRM sistemos?
Visiškai laisvai galima naudoti vietoje CRM, negana to, daugeliu atveju dar ir patogiau. Daugelis CRM sistemų numato gana kietai apibrėžtą pardavimų procesą, kurį perkonfigūruoti būna sunku. Itin keblu tai būna, kai reikia apibrėžti aktyvių pardavimų modelį, kur skirtingi darbai paskirstyti skirtingiems darbuotojams. Pradesk tą leidžia padaryti nepaprastai lengvai, naudojant grupių sistemą.
Sistema yra lietuvių, ukrainiečių, lenkų, anglų, ispanų ir kitomis kalbomis. Kodėl čia nėra rusų kalbos?
Rusų kalbos nėra, nes jos čia neįdėjome.
Ar gausime galimybę administruoti Pradesk sistemą patys?
Žinoma, kad taip. Mes tik surengiame mokymus, o išmokti sistemą administruoti yra labai lengva, ir mes suteikiame tas galimybes.
Ar yra galimybė perdaryti sistemą specifiškai pagal mūsų įmonės poreikius?
Greičiausiai, kad esamos sistemos galimybės bus jūsų įmonei pakankamos. Sistema labai lanksti ir suteikia daug galimybių. Jei visgi paaiškėtų, kad jūsų įmonė turi realiai specifinių poreikių, mes galime programą pritaikyti specialiai jums, tačiau tai būtų atskiro susitarimo klausimas.
Kažkodėl nerandu, kaip pilnai ištrinti užduotį, galiu ją tik pažymėti, kaip ištrintą?
Pradesk sistemoje neegzistuoja realus užduočių ar kitų objektų trynimas. Tai reiškia, kad netgi didelių klaidų atveju sistema leidžia darbus sąlyginai nesunkiai atkurti. Gali būti pasikeitęs objekto (pvz., užduoties, projekto, įmonės ar kt.) turinys, bet vieną kartą sukurtas objektas nedingsta. Tai vienas iš giluminių Pradesk konceptų – viskas, kas yra sistemoje, turi būti atsekama.
Ar Pradesk galima naudoti vietoje dokumentų valdymo sistemos?
Tuo atveju, jei failai nėra dideli ir jums nereikia specifinių DVS funkcijų, kaip kad versijų kontrolė, pasirašymai, derinimai ir pan., o tiesiog naudojate dokumentus kartu su užduotimis – taip. Tačiau Pradesk nėra dokumentų valdymo sistema, todėl failų valdymas čia tik truputį funkcionalesnis, nei elektroniniame pašte.
Ar sistema yra saugi, ar negali kas nors į ją įsilaužti?
Programuodami šią sistemą, mes darėme viską, kad įsilaužimai negalėtų vykti. Visi sistemos gaunami duomenys yra filtruojami, o tik paskui išsaugomi duomenų bazėje. Visų vartotojų sistemos dirba atskirose duomenų bazėse ir turi atskirą programinę aplinką, t.y., atskirą Pradesk sistemos kopiją, esančią atskirame kataloge. Tai reiškia, sistema nėra naudojama kaip bendra instaliacija, padalinta tarp vartotojų. Slaptažodžiai duomenų bazėje saugomi koduoti vienpusio kodavimo algoritmais (hash), tai reiškia, kad pagal duomenų bazėje išsaugotus koduotus slaptažodžius net ir mes negalime originalių slaptažodių atkurti. Visas duomenų perdavimas vyksta, naudojant HTTPS protokolą, t.y., koduotus duomenis. Naudojamės bene brangiausio, bet užtat ir kokybiškiausio, patikimiausio Lietuvoje hostingo tiekėjo paslaugomis. Darome viską, kad sistema dirbtų saugiai ir patikimai.
Šioje sistemoje visi naudotojai gali daryti viską, bet kas bus, jei kuris nors tyčia slapta pridirbs nesąmonių?
Kiekvienas naudotojo veiksmas išsaugomas sistemos žurnale. Tai reiškia, kad galima peržiūrėti visus kiekvieno naudotojo veiksmuos nuosekliai. Taip pat galima peržiūrėti ir kiekvieno objekto istorją, ką naudotojas su tuo objektu darė, kaip ir kada keitė. Tai reiškia, kad iš principo visi duomenų pakeitimai gali būti atsekami ir jūs pagal tai nustatysite, kas buvo daroma neteisingai. O kadangi visi naudotojai bus šitaip stebimi, jie nedarys nesąmonių.
Kokios geriausios praktikos čia panaudotos ir kaip?
Čia panaudojome labai daug geriausių praktikų, tačiau bene ryškiausiai jūs pastebėsite ToC, ITIL, PMBOK ir valdymo signalų teorijų įtaką. Užduotys ir jų statusai klasifikuojami pagal ITIL pasiteisinusią praktiką, naudojami spalviniai žymėjimai – “šviesoforai”, t.y., valdymo signalai pagal spalvas, kur esminiais atvejais užduotys skirstomos į žalias (nereikalauja papildomo dėmesio), geltonas (vėlavimo rizika) ir raudonas (incidentai ir jau įvykę vėlavimai). Panašūs mechanizmai taikomi ir projektams valdyti.
Kiek man laiko reikia, kad išmokčiau naudotis kaip paprastas naudotojas? Anksčiau darbus valdžiau ekselyje.
Jei sistemą paruoš darbui kiti žmonės, o jūs būsite paprastas naudotojas – tai maždaug 3-5 minutės. Pirmiausiai jūs pamatysite, kad įprastas vaizdas čia kaip ekselyje, o paskui jums tiesiog reiks išmokti susigaudyti, kurioje užsklandoje (tab) yra jums priskirti darbai, o kur tie darbai, kuriuos jūs priskyrėte kitiems žmonėms. O pele paspausti ir darbą atsidaryti jūs ir taip mokate. Ir laukai (kas atsakingas, iki kada padaryti ir pan.) – savaime suprantami. Taigi – kelios minutės. Ir viskas.
Ar čia yra el. pašto notifikacijos?
Tikslingai ir tyčia nėra. Daugybė metų mūsų praktikos rodo, kad visos el. pašto notifikacijos naudojamos tik vienam vieninteliam tikslui – tam, kad atsirastų pasiteisinimas, kodėl darbuotojas nepasižiūrėjo savo darbų ir jų nepadarė. Pasiteisinimai būna paskui įvairiausi – “į spamą nuėjo”, “filtrai negerai suveikė” ir pan.. Jei sistema yra skirta darbų valdymui, tai reikia ją ir naudoti, o ne ieškoti užmaskuotų būdų tam, kad jos naudojimo pavyktų išvengti. Todėl el. pašto notifikacijų nėra ir nebus.
Aš naudojausi kitomis programomis, kur yra kanban sistema, ar Pradesk tai palaiko?
Taip, Pradesk duoda ir kanbaną, puikiausiai galite naudotis. Kanbanas yra patogus tada, kai vienu metu valdomų darbų yra labai nedaug, pvz., 3-7 užduotys.
Pradesk yra siūloma, kaip debesyse esanti programa arba SaaS. Ar yra atskira versija parsisiuntimui?
Tai yra kolaboracinė platforma, tai reiškia, kad paprastos parsisiuntiminės versijos tiesiog negali būti – gali būti nebent klientinė programa, bet šią jūs ir taip turite – tai yra jūsų naršyklė. Atskiru susitarimu galime pasiūlyti kliento serveryje saugomą Pradesk variantą, tai viena iš Pradesk Enterprise opcijų. Tačiau toksai variantas nėra skirtas paprastiems klientams, tai vienas iš specialių atvejų, tad ir kainos tokiu atveju bus kito lygmens, pagal atskirą susitarimą.
Mes esame projektinė įmonė, veikianti kaip generalinis rangovas, todėl turime itin sudėtingą projektinę aplinką, kur kontroliuojame dešimčių skirtingų partnerių darbus. Ar progrma tai palaiko?
Taip, programa palaiko kompleksinius projektus su išorinių įmonių kontrole. Yra numatytas subrangovų, projektuotojų, prižiūrinčių kompanijų nustatymas projekte, paskiras darbų siejimas su skirtingomis vykdymo įmonėmis. Paskui pagal įmones galima peržiūrėti ir su jomis susijusius projektus ar darbus, apibendrinti darbų sėkmingumą (pvz., vėlavimus), pagal tai rasti silpnesnes su vykdytojais susijusių procesų vietas ir jas pagerinti.
Mes esame labai maža įmonė, ar nebus ši programa mums per didelė?
Programa buvo kuriama būtent su mintimi apie itin mažas, vos kelių žmonių įmones, kurios darbus valdo, naudodamos el. paštą, XLS, popieriaus lapukus ar pan. įrankius. Darėme ją taip, kad ji būtų patogesnė ir kartu geresnė už šitas priemones. Tik paskui papildėme įrankiais, kurie reikalingi vidutinėms ir didelėms organizacijoms, galinčioms turėti šimtus ar tūkstančius darbuotojų. Naudoti bus itin paprasta, tačiau galimybės bus labai didelės.
Kodėl nėra varianto tiesiog nusipirkti ir naudotis? Kodėl reikalingas diegimas?
Mes norime užtikrinti, kad kiekvienas klientas gaus tikrai dirbantį ir veiksmingą įrankį. Kiekviena įmonė, netgi labai maža, skiriasi nuo kitų, ir mes norime būti užtikrinti, kad kiekvienas diegimas bus sėkmingas. Yra ir kita priežastis: mes norime sužinoti apie savo klientų poreikius ir atitinkamai pagerinti programą. Tiktai gyvo diegimo metu tą galime padaryti. Norime klientams parduoti tiktai kokybišką ir veikiantį produktą, todėl norime užtikrinti, kad viskas veiks taip, kaip turi veikti.
Ar yra Gantt grafikai? Jei taip, ar palaikote visų tipų sąsajas?
Taip, yra Gantt grafikai, su sąsajų (predecesorių) palaikymu, o taip pat ir vizualus užduočių sekų valdymas. Pagal nutylėjimą palaikome “finish-to-start” tipo sąsajas, nes jos yra vienintelės logiškos. Kitos trys sąsajų rūšys yra teorinės (“start-to-finish”) ir tiesiog reiškia, kad išties turėtų būti naudojamas bendras startinis darbas (“start-to-start”), arba bendras užbaigimo darbas (“finish-to-finish”), arba kad grafike yra klaida (“start-to-finish”). Kadangi nesiūlome naudoti klaidingų sąsajų, tai išsyk siūlome naudoti teisingą – “finish-to-start”, nes jei darbai yra priklausomi vienas nuo kito, tai reiškia, kad vienas darbas priklauso nuo kito darbo baigimo.
Kokio tipo organizacijoms labiausiai tinka Pradesk?
Pradesk idealiai tinka trims organizacijų rūšims. Itin tinka projektinėms įmonėms, kuriose reikia suvaldyti sudėtingus darbus, naudojant darbų valdymo priemones, susietas su projektų valdymu. Programa išsiskiria ypatingai gerais patogumais būtent projektų kontrolės stadijoje. Taip pat Pradesk idealiai tinka paslaugų teikimo įmonėse, kurios turi servicedesk ar helpdesk tipo padalinius, kurie priima užsakymus, o tuos užsakymus vykdo techniniai ar gamybos padaliniai. Tokioms organizacijoms Pradesk yra tiesiog idealus įrankis, nes būtent tokio tipo įmonėms pirmiausiai ir kurtas. Trečia grupė įmonių – tai gamybinės įmonės, kurios gamybą vykdo pagal užsakymus, kuriuose dalyvauja keletas vykdančių darbuotojų – t.y., mikroprojektinės. Savo unikalaus grupių valdymo dėka Pradesk ypatingai išsiskiria, kai tenka naudoti atvejais, kai ne visada iš anksto žinomos darbuotojų ar padalinių atsakomybės, gali keistis vykdytojai ar visa organizacijos struktūra. Itin ryškiai pamatomi Pradesk privalumai, kai organizacija greitai auga, yra kompleksinė, stipriai keičiasi (pvz., vyksta restruktūrizacija su padalinių pasikeitimais, tačiau poreikiu ir toliau palaikyti anksčiau teiktas paslaugas) ar prisijungia kitas įmones.
Ar Pradesk palaiko Agile projektų valdymą?
Agile projektų valdymo esmė – valdyti darbus tada, kai gali būti itin didelis projektinės aplinkos ir kliento reikalavimų neapibrėžtumas, dėl kurio netinka įprastos “waterfall” tipo planavimo ir kontrolės priemonės. Dėl savo kraštutinio lankstumo Pradesk itin lengvai įdiegiamas Agile aplinkoje, leidžia itin patogiai ir greitai gauti einamąjį vykdymo statusą, vykdyti perplanavimus ir kt.. Faktiškai vienintelis įrankis, kuris ne verčia procesą pritaikyti prie programos, o atvirkščiai – pats itin lengvai prisitaiko prie realaus proceso. Pradesk tinka komandoms, kurioms prireikia valdyti projektus ir kontroliuoti užduotis netgi itin sudėtingose, nuolat besikeičiančiose situacijose.
Ar Pradesk yra darbų analitikos priemonės, grafikai, ataskaitos ir pan.?
Pradesk išsiskiria ypatingai stipria analitine dalimi. Daugybė grafikų yra generuojama pačiais įvairiausiais pjūviais, tad didesnė problema čia yra pasirinkti, kokius pjūvius norite pamatyti – priklausomai nuo organizacijos, skirtingi pjūviai parodo skirtingas procesų problemas ar gerintinas vietas. Pradesk turi ir standartines ataskaitas, pagal kurias galima pamatyti įvairių veiklų aktyvumą, ir galimybę nusistatyti savo statistiką. Papildomai yra ypatingai išplėstinių “super-advanced” statistinių ir specializuotų įrankių, kurių neturi beveik jokios kitos programos.